内蒙古财经大学档案管理办法

【发布时间】2016-06-17

 

第一章 总 则

第一条 为加强档案收集、整理和管理工作,有效地保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等规定,结合我校实际,制定本办法。

 

第二章 档案分类

第二条 类目划分与标识

(一)根据高等学校档案产生的领域范畴和档案记述的内容,全宗档案分为十一个大类。其名称、标识符号和主要内容如下:

1.党群类(DQ):学校党群部门在工作中形成的文件材料。

2.行政类(XZ):主要包括行政职能部门在工作中形成的文件材料。

3.教学类(JX):教育教学和教学管理工作中形成的文件材料。

4.科研类(KY):科学研究和科研管理工作中形成的文件材料。

5.产品生产与科技开发类(CP):包括产品生产、科技开发过程中形成的文件材料。

6.基建类(JJ):主要包括基建管理和项目建设中形成的文件材料。

7.仪器设备类(SB):主要包括仪器设备管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

8.出版类(CB):即出版工作管理中形成的文件材料。

9.外事类(WS):外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。

10.财会类(CK):在财务管理和会计核算活动中形成的文件材料。

11.声像(SX):反映学校教育活动和历史发展,具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配的文件材料,按国家有关规定进行特殊整理和管理。

另可根据需要,附设人物档案、实物档案等专题档案。

人物档案(RW):征集历届校领导、全国人大常委、全国政协常委及其他在国内外有一定声誉或对学校做出突出贡献的科学家。记载本人生平、事迹材料及学术成果等在社会实践活动中直接形成的具有重要保存价值的各种载体材料。

实物档案(SW):包括手迹、赠品、奖品、证件、其他。

(二)标识

一级类目的标识,采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母,如“XZ”即:“XingZheng”(行政)的简称。

二级类目是对一级类目的细分。其标识采用“双位制”,如“综合”为“11”其余二级类目依层次累计为1213……99,但1020……带“0”的数字不用。

暂不设三级类目。

第三条 档号的编制

档号由年度号、分类号、案卷号三部分组成。其模式为:档号=年度+分类号+案卷号。年度号由阿拉伯数字组成。分类号由一、二级类目代号组成。

档号的标识采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度、分类号、案卷号、件号之间,用连接符号“—”连接。

第四条 分类方法

根据档案产生的领域范畴,结合实际情况,我校档案设党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、出版、外事、财会、已故、声像等十一个类目,分类方案如下:

DQ 党群

11党务综合(含党委、党总支、直属党支部综合材料)

12纪检

13组织

14宣传教育

15统战

16工会

17团委

XZ 行政

11行政综合(含教职工代表大会和各学院、教辅、职能部门综合材料)

12人事(含师资培养材料)

13监察审计

14武装保卫

15后勤

16档案、图书

JX 教学工作

11综合(含学生运动会、教学评估、教学评奖材料)

12学科与实验室建设(含专业设置)

13招生(含专科、本科、硕士研究生)

14学籍管理(含学生奖惩材料)

15课堂教学与教学实践

16学位

17毕业生(含毕业生信息反馈工作)

18教材

KY 科学研究

11综合(含科研经费管理、学术活动)

12 按学科或专业或项目设置类目

JJ 基建

11综合

12 按单项工程设置项目

SB 仪器设备

11综合

12 按仪器设备种类或型号设置类目

CB 出版

11综合

12报纸

13刊物

14书稿

15音像

WS 外事

11综合

12出国

13国际合作与会议

14外国留学生工作

CK 财会

11综合

12会计报表

13会计账簿

14会计凭证

15工资清册

YG 已故人员

11综合

SX 声像

12照片

13录音带

14录象带

15幻灯片

16磁盘

17胶片    

18光盘

第三章 档案立卷归档

第五条 日常立卷归档

我校实行业务部门、文书处理部门日常立卷制度。各职能部门将形成的文件材料,按规范要求进行整理、立卷后编制目录,移交学校综合档案室。

第六条 归档范围

凡是针对我校工作且具有指导性、指令性的上级来文,学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属归档范围。

第七条 归档要求

(一)凡归档的文件材料要齐全完整,保持文件材料内在联系,组卷合理。保管期限划分清楚,卷内文件排列要有条理,完整正确地编写卷内目录,文书材料按2001年度文书档案归档方法归档。

(二)凡归档的科技材料,底图蓝图必须符合国家颁发的图样管理制度的要求,纸质优良,字迹工整,图样清晰。文字材料须用钢笔、中性笔书写,以利长期保存。

(三)会计档案要使用统一规格的记张凭证和账薄、表册;必须装订整齐,填写清楚,不得省略;账薄名称与内容必须相符。

第八条 归档时间和手续

(一)党政部门和能按年度归档的部门(已故、声像)在次年六月底前归档。

(二)教学档案在次年十月底前归档。

(三)科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成或通过鉴定验收后两个月内归档。

(四)设备仪器档案应在设备、仪器安装后一个月内归档。

(五)外事档案应于次年六月底前归档。

(六)出版物档案在当年年末归档。

(七)会计档案由原单位保管一年后归档。

(八)接受档案必须履行手续,填写移交清册,一式二份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量、移交时间、交接双方要盖章、签字。

(九)凡属永久保存的机关重要文件要实行双套制。

第四章 档案保管

第九条 基本要求

档案库房应以科学、坚固、安全为基本条件。库房内的档案柜、架排放要有序科学。学校档案室对接收来的档案要进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。档案入库时应检查账、卡、物是否相符。以全宗为单位,按不同门类、载体,依档号顺序排列。

第十条 库房管理

(一)为了妥善保管档案,库房内应安装必要的防火、防盗、防潮、防尘、防鼠、防强光、防高温、防虫等设施。

(二)库房标准温度为1424℃,标准相对湿度为4560%。档案人员应做好测试记录,作出综合文字分析,掌握库房管理规律。

(三)非工作人员不得擅自进入库房,节假日加强保卫工作,做好门窗加封条等工作。

第十一条 日常管理

(一)档案工作人员必须严格按照各项规章制度办事,不得徇私舞弊,玩忽职守。档案室应对档案的安全定期组织检查。发现问题及时解决,并做出相应的安全记录分析报告。

(二)档案工作人员调、换工作时应有严格的交接手续。

第五章 档案统计

第十二条 基本要求

档案人员必须以认真负责的工作态度,实事求是的工作作风进行统计工作,做到及时、准确、连续。

第十三条 统计内容及方法

(一)建立各种门类档案登记薄,做到账目清楚,手续完备,无差错遗漏项目,账物相符,科学准确地反映库藏档案的门类,数量等状况。

(二)文书、教学、科研、仪器设备、出版物、财务会计、教师业务、已故人员档案以卷(件),照片档案以册,录音、录像带以盒,基建档案以张(盒)为单位进行统计。

(三)及时、准确编制档案工作情况报表,填报本单位档案统计工作年报。

(四)对统计数字进行综合分析,找出存在的问题,提出改进措施、建议。

第六章 档案查(借)阅利用

第十四条 查阅利用

(一)凡利用室藏档案,均应按规定办理利用手续,填写《档案利用或借阅登记薄》。

(二)本校职工查阅本职工作范围内形成的相关档案,办理查阅手续后即可查阅;查阅本职工作范围以外档案须视具体情况经档案部门或有关部门负责人或学校分管领导批准后方可查阅。

(三)有专利权未转让、未公开的科研档案,利用者须持单位介绍信同时经所查项目负责人及科研处负责人批准方可查阅。

(四)查阅会计档案须经有关财务部门负责人同意,并由一名财务人员陪同查阅。

(五)查阅会议记录,须经有关部门负责人及党政办主任批准,重要会议记录须经学校主管书记或校长批准后方可按批准内容查阅,且只限在档案室查阅,一律不予外借。

(六)外单位人员来我校查阅档案时,需持本单位介绍信,并详细说明查阅内容及目的,经档案形成部门或院领导批准,且只限在档案室阅览。外单位和有关人员查阅我校有关档案,还应按照国家、自治区规定收费。

第十五条 摘录复制

确因工作需要摘录、复制档案材料时,一般材料须经档案室负责人批准,重要材料需经党政办负责人批准。对于所摘录的档案材料,必须经档案工作人员核对,档案室负责人签字盖章后方可生效。

第十六条 借阅

(一)档案材料原则上不予外借,确因工作需要,对本人所承办工作部分的档案须借阅时应办理借阅手续,外借时间不得超过五天。不能按时归还,且未办理续借手续的,严格追究相关借阅人及责任人的责任。

(二)查(借)阅档案者,要遵守保密制度,查(借)阅内容不准扩散,严禁在档案上圈划、涂改、填注、抽取,违者追究责任。

第七章 档案的保密

第十七条 严格执行保密制度

(一)档案工作人员和档案利用人员,都必须认真执行《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密管理规定,增强保密观念,遵守保密制度。

(二)档案要准确划分密级,对于不同密级的档案分别进行保管。

(三)档案室要有严格的登记和管理制度。来人查阅档案,要在档案人员的指导下查阅,不得个人自行查找。

(四)档案人员要严守保密制度,凡涉密档案,查阅时须经主管领导批准,任何人不得私自翻阅。不得向任何人随便谈论档案资料的内容,不得私自将涉密档案带出,不得为个人需要摘引涉密档案内容。不准随意泄漏绝、机密文件内容,绝密文件严禁翻印,严禁随身携带或传、抄、转借。档案人员未经领导批准,不得携带任何档案资料离开档案室。

(五)应用档案管理软件,技术要求应确保档案信息安全。

(六)档案室是机要保密重地,严禁闲人出入。

(七)为确保档案的安全,要做到人离档案室,随时关门窗。

第十八条 处罚

任何人员不得以任何借口违反规章制度,档案人员如因玩忽职守,造成档案失密、泄密,要视其情节轻重给予处分。

第八章 附 则

第十九条 本办法由党政办公室负责解释。

第二十条 本办法自公布之日起执行。

 

 

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